こんにちは、ミロクです♪
お寺のDX（デジタルトランスフォーメーション）を進める中で、「システムを新しくしたいな」「ホームページをもっと使いやすくしたいな」って考えること、ありますよね。そんな時、外部の会社さん（ベンダーさんって呼ぶこともありますよ）に「こんなこと、お願いしたいんです」って伝えるための、とっても大切な「手紙」があるんです。それが「RFP」って呼ばれるものなんですよ！
なんだか難しそうな響きですけど、ミロクが分かりやすく説明しますね☆
RFPってなあに？理想を伝える「設計依頼書」なんです♪
RFPは、「Request For Proposal」の略で、日本語にすると「提案依頼書」という意味になります。簡単に言うと、「こういうことを実現したいので、あなたならどんな方法で、いくらでできますか？」ということを、複数の会社さんに公式に問いかけるための文書なんです。
例えば、新しい本堂を建てる時をイメージしてみてください。私たちは「どんな本堂にしたいか」を工務店さんに伝えますよね？「広さはこれくらいで、天井は高くして、法要がしやすいようにこんな機能が欲しいな」とか、「予算はこれくらいで、〇月〇日までに完成したい」といった、自分たちの希望をまとめた「設計依頼書」のようなものなんです。
RFPもこれと同じで、システム開発や新しいサービスを導入する時に、私たちの「こんな風にしたい！」っていう希望や条件を具体的にまとめて、それを複数のシステム会社さんに渡すんですよ。そうすることで、会社さんたちは、その希望に沿った最適な「提案書」を作ってくれるんです。
どうしてRFPが必要なの？トラブルを防いで、夢を叶えるために！
「電話やメールでパパっと伝えれば良いんじゃないの？」って思われるかもしれませんね。でも、RFPを作るのには、実はとっても大切な意味があるんですよ！
- 自分たちの「本当にやりたいこと」がハッキリするんです！ RFPを作る過程で、「私たちは何のためにこのシステムが必要なんだろう？」「どんな機能があれば、一番助かるかな？」「いつまでに完成させたい？」「予算はどれくらいなら大丈夫かな？」って、お寺の中でじっくり話し合い、考える機会ができるんです。そうすると、これまで漠然としていた「こうなったらいいな」という想いが、具体的に整理されて、とっても明確になるんですよ♪
- 公平に「良い提案」を選べるようになるんです！ もしRFPがなかったら、A社さんには詳しく説明したけれど、B社さんには時間がなくて少ししか伝えられなかった、なんてことが起こるかもしれませんよね。それでは、公平な比較が難しくなってしまいます。RFPがあれば、すべての会社さんに同じ条件を伝えることができるので、届いた提案書を同じ基準でしっかり比較して、「一番私たちの想いを形にしてくれそうな会社さん」を選ぶことができるんです。これは、一定以上の金額の契約をする時には、特に大切なことですよ。
- 後々の「言った・言わない」のトラブルが減るんです！ システム開発って、完成するまでに色々な段階がありますよね。もし途中で「あれ？この機能は頼んでなかったはずなのに…」とか、「もっと早くできると思ってたのに…」なんて認識の違いがあったら、困ってしまいますよね。RFPにきちんと書いておけば、それが公式な記録になりますから、「こんな機能が欲しかったんです」「この期日までに欲しかったんです」ということが明確になって、後々のトラブルをぐんと減らせるんですよ。安心してプロジェクトを進めるためにも、RFPはとっても心強い存在なんです。
RFPに似た文書って、どんなものがあるの？
RFPと似た名前の文書がいくつかあるんですが、使う場面がちょっと違うんです。ミロクが分かりやすく説明しますね。
- RFI（情報提供依頼書） これは、まだ「どんな会社が、どんなサービスや製品を提供しているんだろう？」と、市場の情報を集めたい時に使う文書なんです。RFPを出す前に、まずはどんな選択肢があるのかを知りたい、という時に役立ちますよ。例えるなら、美味しいケーキ屋さんを探すために、まずはどんな種類のケーキがあるのか、どんなお店があるのかを調べるようなものですね♪
- RFQ（見積依頼書） こちらは、もう「これを作ってほしい！」とか「この製品が何個ほしい！」ということがはっきり決まっていて、「それがいくらでできるの？」という費用だけを知りたい時に使う文書なんです。例えば、特定のパソコンを10台買いたいから、それぞれの会社にいくらになるか聞く、というような時に使われますよ。
RFPには何を書けばいいの？ミロクからのアドバイス♪
初めてRFPを作る時は、「何をどこまで書けばいいんだろう？」って悩んじゃいますよね。でも大丈夫ですよ！最低限、これだけは書いておくと良い、という項目をミロクがご紹介しますね。
- 「どんなプロジェクトにしたいか」の全体像 「どうしてこのシステムが必要なのか？」「今困っていることは何で、それを解決して何を実現したいのか？」という、プロジェクトを始める理由や目的を分かりやすく書くことが大切ですよ。例えば、「今使っている檀家名簿のシステムが古くて、情報を入力するのに時間がかかっているんです。新しいシステムでは、スマホからでも見られて、入力時間も半分くらいに減らしたいんです」といったように、今の困りごとと、未来の理想を伝えてくださいね。
- 「どんな機能が欲しいか」や「どんな条件が必要か」 新しいシステムやサービスに「これだけは絶対に欲しい！」という機能は「必須」と書いて、具体的にリストアップしましょう。「あったら嬉しいな」くらいのものは「希望」と書いておくと良いですよ。例えば、「檀家さんの情報を一括で登録できること（必須）」「スマートフォンからでも見られること（必須）」「過去のお布施の履歴がグラフで見えること（希望）」などです。ただし、あまり細かく指定しすぎると、会社さんたちの「もっと良いアイデア」を妨げちゃうこともあるので、バランスが大切です♪
- 「いつまでに完成させたいか」のスケジュール プロジェクト全体の期間や、いつまでに提案書が欲しいか、いつごろから開発を始めたいか、そして「〇月〇日までに完成したい！」という目標日を書きましょう。無理のない、現実的なスケジュールを設定することが大切ですよ。
例）RFP配布：4月1日、質問受付：4月1日～4月10日、提案書提出期限：4月20日、ベンダー選定：5月10日、プロジェクト開始：5月20日、システム完成目標：10月末
- 「これくらいの予算で考えています」の目安 予算を書くかどうかは色々な考え方がありますが、書いておくと、より現実的な提案が集まりやすくなります。「だいたい〇〇円くらいを考えていますが、もしそれ以上の価値がある素晴らしい提案でしたら、検討させていただきます」といった書き方が良いかもしれませんね。
- 「提案書はこうやって提出してくださいね」 提案書をいつまでに、どこに、どんな形で（メールで送るのか、紙でも欲しいのかなど）提出してほしいかを明確に伝えましょう。それから、「会社さんの紹介や、今までどんなシステムを作ったことがあるか、担当者さんのスキルなども提案書に含めてくださいね」といった希望も伝えると良いですよ。
- 「どんな基準で会社さんを選ぶか」 どんな点を重視して、提案書を評価するのかを伝えることも大切です。例えば、「価格だけじゃなくて、使いやすさや、困った時のサポート体制も総合的に見て判断しますよ」といったことですね。
- 「質問があればここに連絡してくださいね」 RFPを読んだ会社さんから質問が来た時に、どこに連絡すればいいか、担当者の名前と連絡先を書いておきましょう。公平を期すために、質問とその回答は、すべての会社さんに共有するのが望ましいですよ。
RFP作成のコツと、お寺での活用ポイント☆
初めてのRFP作成、ちょっと緊張するかもしれませんが、いくつかのコツを知っていれば大丈夫ですよ！
- 優しく、分かりやすく書くこと 難しい専門用語はなるべく使わず、誰が読んでも「ああ、こういうことね！」って理解できるような、シンプルで分かりやすい言葉で書きましょう。長すぎる文書は読まれにくいので、伝えたいことをギュッとまとめてくださいね。
- 「なぜそれが必要なの？」の理由も伝えること 単に「この機能が欲しい」と書くだけでなく、「なぜその機能が必要なのか」という背景や目的も伝えると、会社さんは私たちの本当に困っていることを理解して、もっと良い解決策を提案してくれるかもしれませんよ。例えば、「スマートフォン対応が必要（というのは、僧侶が法要で外出先からも檀家さんの情報を見られるようにするためです）」といった感じですね。
- 現実的な目標にすること 「最高の機能」「ものすごく短い期間」「すごく安い値段」の３つを同時に叶えるのは、どんなにすごいシステム会社さんでも難しいものです。優先順位をつけて、「これだけは譲れない」「これは後でもいいかな」と整理して、現実的な要求にしましょう。
- みんなで一緒に考えること RFPは、システムに詳しい人だけで作るのではなく、実際にそのシステムを使うことになるお坊さんや事務の方の意見も聞くことがとっても大切ですよ。色々な視点からの要望を集めることで、本当に「使える！」って思えるシステムができるはずです。
お寺のDXにおいて、RFPは、未来のお寺の姿を具体的に描き、それを実現してくれるパートナーを見つけるための、最初の、そして最も大切な一歩なんです。
提案書の評価方法ってどうするの？
RFPを出して、色々な会社さんから「こんなことができますよ！」という提案書が集まったら、次はそれを評価する大切なステップがあるんです。
評価チームを作ろう！
まずは、RPAを導入するシステムを使うことになる部署と、ITの専門知識を持つIT部門から、何人かメンバーを選んで評価チームを作るんです。色々な立場の人が見ることで、偏りなく、たくさんの視点から提案を評価できますよね。チームで協力して、ベストな選択を見つけ出しましょう！
評価シートを準備しよう！
「このRPAツールは、私たちのやりたいことをどれくらい実現できるかな？」「使いやすさはどうだろう？」「価格は適切かな？」「困った時のサポートはしっかりしているかな？」など、評価する項目と、それぞれの重要度を決めた評価シートを作るんです。例えば、5段階で点数をつけて、合計点で比べるのが一般的ですよ。こうすることで、客観的に比較しやすくなるんです。
プレゼンテーションも聞かせてもらおう！
書類だけでは分からないこともありますよね。だから、提案してくれたベンダーさんに直接、どんなRPAツールなのか、どうやって導入するのかなどを説明してもらう「プレゼンテーション」をしてもらうと良いんですよ。この場で、疑問に思ったことを直接質問することで、ベンダーさんの対応力や、私たちのことをどれくらい理解してくれているかなども見えてくるんです。
総合的に判断することが大切！
最終的にRPAツールを選ぶ時は、価格が安いからという理由だけで決めるのは、ちょっと待ってくださいね。機能が充実しているか、使いやすいか、ベンダーさんが信頼できるか、困った時にちゃんとサポートしてくれるかなど、色々な側面から総合的に判断することが大切なんです。一番安いツールが、必ずしも私たちにとって一番良いツールとは限らないですからね。
よくある失敗と、その対策を知っておこう！
RPAの導入を進めるRFPのプロセスで、つまずいてしまうこともあります。でも、前もって知っておけば、対策も立てやすいですよ。
「要件があいまい」なのはNG！
「とにかく使いやすいシステムが欲しいんです！」RFPにそう書いてしまうと、ベンダーさんは具体的に何を作ればいいのか分からなくなってしまうんです。人によって「使いやすい」の基準は違いますからね。
- 対策: 「パソコンが苦手な人でも、30分以内に操作方法を覚えられるようなシステム」といった具合に、できるだけ具体的に書くようにしましょう。具体的なほど、ベンダーさんも的確な提案がしやすくなりますよ。
「非現実的な要求」は避けよう！
「ものすごくたくさんの機能が欲しいけど、予算はほとんどないし、期間も短いんです！」こんな、ちょっと無理のある要求をしてしまうと、ベンダーさんも提案しにくくなってしまいます。
- 対策: RFPを出す前に、色々なベンダーさんに相談してみたり、市場にはどんなRPAツールがあるのか調べてみたりして、現実的な要求を設定することが大切です。
「評価基準が不明確」だと困るよ！
「なんとなく良さそうだから、このベンダーさんにしようかな」という主観的な理由で決めてしまうと、後で「なんでこのRPAツールを選んだの？」と聞かれた時に、うまく説明できなくなってしまうことがあります。
- 対策: 先ほどお話ししたように、明確な評価基準を決めて、点数をつけて比較することで、客観的に選定できるようになりますよ。
小規模プロジェクトでのRFP例も見てみよう！
大きなシステム導入だけでなく、もっと小さなプロジェクトでもRFPは役立つんですよ。数ページ程度のシンプルなRFPでも、十分に効果を発揮します。
会社ウェブサイトリニューアルのRFP例
例えば、「会社のウェブサイトを新しく作り直したい！」という場合のRFPは、こんな感じになりますよ。
1. プロジェクト概要
- 当社のウェブサイトを5年ぶりにリニューアルしたい
- 現状の課題：スマートフォン対応していない、更新が難しい、デザインが古い
- 目標：スマートフォン対応、社内で簡単に更新できる、現代的なデザイン
2. 必要な機能・要件
- レスポンシブデザイン（PCとスマホに対応）
- CMS（コンテンツ管理システム）導入で社内更新可能に
- 企業情報、製品情報、お知らせ、採用情報のページ構成
- お問い合わせフォームの設置
- SNSとの連携
3. スケジュール
- 提案書提出：○月○日まで
- ベンダー決定：○月○日
- リニューアルサイト公開：○月○日目標
4. 予算
- 約100万円（保守費用別）
5. 提出物・選定方法
- 提案書（A4で5ページ程度）
- 概算見積書
- 類似サイト制作実績
- メールで提出：△△△@example.com
6. 問い合わせ先
- 担当：山田太郎（総務部）
- 電話：03-xxxx-xxxx
- メール：△△△@example.com
こんな風に、項目ごとに分かりやすくまとめておくと、ベンダーさんも提案しやすくなりますよね♪
RFPをしっかり作ることで、本当に私たちの求めるRPAツールやシステムに出会える確率がグッと上がるんです。ミロクも応援していますよ！
まとめ：RFPは、お寺の「夢」を形にするための地図なんです♪
RFPは、外部の会社さんにシステム開発やサービス導入をお願いする時に、「こんなことをやってほしいんです！」という私たちの想いを伝えるための、とっても重要な「提案依頼書」です。
最初は作るのが少し大変に感じるかもしれませんが、これは私たちの「本当にやりたいこと」を整理し、たくさんの会社さんの中から「一番私たちの夢を形にしてくれる」パートナーを公平に、そして安心して選ぶための、かけがえのないステップなんです。まるで、新しいお寺の境内に、どんな木を植えて、どんな道を造るか、その設計図を一緒に考えてくれる庭師さんを探すようなものですよ。
小規模なプロジェクトであれば、必要最低限の項目だけをまとめたシンプルなRFPから始めてみましょう。経験を重ねるごとに、もっと上手に、私たちの想いを伝えるRFPが作れるようになっていくはずです。
一番大切なのは、細かい機能の指定よりも、「私たちは、このシステムで、どんな未来を実現したいのか」という、その「目的」や「夢」をしっかりと伝えることなんです。そうすることで、会社さんたちは、その夢を叶えるために、彼らの持っている素晴らしいノウハウやアイデアを最大限に活かした、私たちだけの特別な提案をしてくれることでしょう。
RFPを上手に活用して、お寺のDXを、私たち自身の「理想」に近づけていきましょうね☆ミロクは、皆さんの「夢を形にする」挑戦を、いつも応援していますよ♪
タグ：RFP, 提案依頼書, 寺院DX, デジタルトランスフォーメーション, システム開発, ベンダー選定, IT導入, 業務改善, 情報システム, DX推進, 僧侶, 寺務効率化, 文書作成, プロジェクトマネジメント, 樹木葬
コメント